Newsflash: PowerPointpresentaties zijn niet dood, maar je moet wel weten hoe je ze moet gebruiken. Met een goede bedrijfspresentatie vertel je namelijk niet zomaar het verhaal van je bedrijf, je wekt er ook interesse mee, kweekt vertrouwen, maakt indruk en bouwt een band op. Kortom: je overtuigt je publiek. Maar hoe maak je zo’n goede bedrijfspresentatie? Hieronder lees je 7 tips om een bedrijfspresentatie te maken.
7 tips om een bedrijfspresentatie te maken
7 tips om een bedrijfspresentatie te maken
1. Wie zit er in het publiek?
We houden van je enthousiasme, maar je moet PowerPoint nog niet meteen openen. Begin bij het begin en stel jezelf de vraag: voor wie ga je een bedrijfspresentatie maken?
Maak je een presentatie voor een lead, een bestaande klant of je medewerkers? Uit welke sector komen deze mensen en welke functie hebben ze binnen het bedrijf? Wat is hun achtergrond en kennis over wat jij komt vertellen?
De ene doelgroep wil vooral technische details over je product of dienst om beter te kunnen inschatten of het de investering waard is. De andere is dan weer meer geïnteresseerd in de waaromvraag van je product en vooral welke voordelen het heeft voor hen.
2. Wat is het doel van je bedrijfspresentatie?
Een tweede belangrijke vraag: wat wil je bereiken met je bedrijfspresentatie? Wil je bijvoorbeeld een potentiële lead overtuigen? Dan is het wel zo handig om jezelf en je bedrijf even voor te stellen.
Bij een bestaande klant loop je waarschijnlijk zo binnen en mag je meteen je nieuwe producten voorstellen. Hier is het niet nodig om achtergrond te schetsen, want in dit geval dient je bedrijfspresentatie om je bestaande relaties te onderhouden.
3. In welke context geef je je bedrijfspresentatie?
Zorg dat je de context kent als je straks je bedrijfspresentatie gaat geven. Daarmee bedoelen we in de eerste plaats het aantal personen. Een presentatie voor een zaal van enkele honderden personen is iets helemaal anders dan een 1-op-1 meeting met de CEO van een bedrijf.
Bovendien moet je ook rekening houden met het toestel waarop je je presentatie gaat tonen. Vaak wordt een bedrijfspresentatie in een boardroom gehouden waar je eenvoudig toegang hebt tot een extern scherm waarop iedereen makkelijk kan volgen.
Maar soms wordt een presentatie op een computer of zelfs mobiele tablet gegeven. In dat geval moet je er extra zorg voor dragen dat je presentatie duidelijk is. Dat wil zeggen: niet te veel tekst en een groot genoeg lettertype. Een presentatie zonder visuele ondersteuning kan in principe ook, maar valt voor ons meer onder de categorie van een speech. Hier lees je enkele tips over het schrijven van een goede speech.
4. Welk verhaal wil je vertellen?
Een presentatie geef je nooit. Die beleef je samen met de klant. Dat is ietwat zweverige taal om te zeggen dat een goede salespersoon nooit tegen een klant vertelt wat hij zelf kan betekenen. Hij vraagt aan de klant: ‘Vertel eens, wat is jouw probleem?’
Dat kan door bijvoorbeeld een vraag of stelling te gebruiken. Bijvoorbeeld: ‘Wat zou jij als eerste veranderen aan je marketing als budget niet uitmaakt?’ Daarmee zet je de klant aan het denken en het geeft je de kans om meteen in te spelen op zijn of haar antwoord.
Je kunt je bedrijfspresentatie zo opbouwen dat je op basis van het probleem van de klant meteen naar het juiste antwoord kunt navigeren. Bijvoorbeeld door naar een specifieke dienst te gaan en voorbeelden te laten zien van hoe die soortgelijke problemen oplost, aangevuld met klantreviews.
Daarom maak je best een overzicht van de verschillende producten of diensten die je wil aanbieden voor je aan je bedrijfspresentatie begint. Het kan goed zijn dat niet elk product of elke dienst relevant is voor elke klant, maar zo creëer je wel verschillende verhaallijnen om te antwoorden op het probleem van de klant die op dat moment voor je zit. Zo kan je dus 1 presentatie gebruiken om veel verschillende verhalen te vertellen, afhankelijk van wat de klant nodig heeft.
5. Heb je nagedacht over de opbouw van je presentatie?
Oké, nú mag je PowerPoint openen, want nu kun je je bedrijfspresentatie vullen met alle informatie uit de vorige stappen. Begin met een mooie voorpagina, gevolgd door een clickable inhoudsopgave zodat je makkelijk kan doorklikken naar specifieke hoofdstukken (zie tip 4). In het eerste hoofdstuk stel je jezelf voor en vertel je je corporate story (als dat van toepassing is voor je publiek, zie tip 1). Daarna vul je de presentatie in met de verschillende verhaallijnen die je in tip 3 hebt bepaald.
Als je straks gaat presenteren, raden we aan om elk onderwerp kort even te duiden voor je aan je verhaal begint. Voeg daarom de inhoudsopgave toe voor elke nieuw hoofdstuk van je presentatie. Dat geeft de luisteraars straks vat op waar je ergens zit in het verhaal, zeker als je hoofdstukken overslaat. Sluit elk hoofdstuk ook af met een conclusie zodat je een logische brug kan maken naar het volgende onderwerp.
Nog een tip: zorg dat je vanop elke slide naar de contactpagina kan gaan. Als je merkt dat de tijd op is, dat je verhaal al duidelijk is of dat mensen niet meer luisteren (hopelijk niet natuurlijk), dan kun je meteen doorklikken naar het einde van de presentatie en het verhaal afronden. Eindigen doe je altijd met je contactgegevens en een foto van jezelf.
6. Besteed je voldoende aandacht aan de opmaak?
Slecht nieuws voor de liefhebbers van effecten en overgangen: je houdt je presentatie best rustig. Er mogen effecten inzitten, maar overdrijf niet. Zelf zijn we fan van de fade in en fade out en het slide-effect.
Nog een makkelijke functie van PowerPoint is de delay. Daarmee kan je bepaalde elementen na elkaar of in functie van wat je eerder hebt getoond op het scherm laten verschijnen. Dat is handig omdat mensen anders de hele slide lezen in plaats van naar je verhaal te luisteren. Bovendien kan je met het delay-effect ook meer dynamiek toevoegen aan je presentatie door je visuals of achtergronden iets later te laten verschijnen.
Wat de opmaak betreft, komt het eigenlijk hierop neer: een goede bedrijfspresentatie ziet er leuk en mooi uit, is verzorgd, heeft niet te veel toeters en bellen, is aangepast aan de huisstijl van je bedrijf waarin alle titels, teksten en visuals netjes op elkaar zijn afgelijnd.
7. Zijn er nog vragen?
Voorzie na je presentatie nog wat ruimte voor vragen of feedback, als dat niet al gebeurd is tijdens de presentatie zelf tenminste. Achteraf kan je ervoor kiezen om je bedrijfspresentatie achteraf door te sturen naar je publiek.
Zorg er in dat geval wel voor dat de presentatie zelfstandig leesbaar is. Het zou nogal jammer zijn dat er misverstanden ontstaan met wat er op bepaalde pagina’s gezegd of bedoeld wordt.
Je kan je presentatie ook ter inspiratie doorsturen naar de klant. In dat geval moet je vooral werken met visuele elementen die de klant prikkelen.
Tip: als je een presentatie ‘op maat’ hebt gegeven aan een klant, is het wel zo handig dat je alleen die slides doorstuurt die aan bod zijn gekomen. Anders bestaat de kans dat de klant zijn weg kwijtraakt in de overload aan informatie en zo ontstaan weleens misverstanden.
Allerlaatste protip: Externe bedrijfspresentaties en technologie? Dat zijn niet altijd even goede vrienden. Voorzie daarom steeds een back-up plan. Hoe kun je doorgaan met je presentatie als de projector uitvalt?
