WhatsApp Business: dé tool voor laagdrempelig contact met je klanten

WhatsApp werd in 2020 gebruikt door meer dan 5 miljoen Belgen en meer dan 12 miljoen Nederlanders. De kans is dus groot dat jij deze app ook gebruikt om berichten te sturen naar vrienden en familie. Maar wist je dat er met WhatsApp Business ook een gratis professionele versie bestaat? In dit artikel ontdek je:

• wat WhatsApp Business is;
• wat de voordelen van de app zijn voor je bedrijf;
• welke nadelen WhatsApp Business heeft;
• hoe je de app installeert.

Lees dus snel verder om te ontdekken hoe WhatsApp Business jouw zaak kan helpen!

Wat is WhatsApp Business?

WhatsApp Business is een gratis app waarmee kleine ondernemers op een makkelijke manier met hun klanten kunnen communiceren. Net zoals bij WhatsApp Messenger (de variant voor particulieren) kun je makkelijk chatberichten sturen en (video)bellen. Maar met de zakelijke versie kun je ook automatische antwoorden versturen, een catalogus instellen en nog veel meer.

Wat zijn de voordelen van WhatsApp Business voor je bedrijf?

WhatsApp Business heeft verschillende handige functies waardoor je makkelijker en vooral sneller kunt antwoorden op de vragen van je klanten. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen op een rij.

1.    Automatische berichten

Eén van de grootste voordelen is het versturen van automatische berichten. Ben je even niet bereikbaar of krijg je vaak dezelfde vragen? Dan zijn deze opties erg handig:

1.1 Begroetingsbericht

Mensen verwachten vaak meteen een antwoord als ze WhatsApp gebruiken. Met WhatsApp Business kun je een berichtje instellen dat automatisch verstuurd wordt zodra een klant voor het eerst contact met je opneemt, of wanneer jullie al 14 dagen geen berichten meer uitgewisseld hebben. Op die manier hebben je klanten het gevoel dat ze onmiddellijk gehoord worden. Vervolgens kun je echt antwoorden op de vraag wanneer je daar zelf tijd voor hebt.

1.2 Afwezigheidsbericht

Met WhatsApp Business kun je ook een automatisch bericht sturen naar klanten die jou contacteren als je er even niet bent. Je kunt zelf kiezen of dit bericht altijd verstuurd wordt, tijdens bepaalde uren (handig wanneer je eens een namiddag geconcentreerd wilt doorwerken!) of alleen buiten de openingsuren.

1.3 Snelle antwoorden

Ben je het beu om steeds opnieuw dezelfde berichten te sturen? In WhatsApp Business kun je een aantal ‘snelle antwoorden’ instellen. Om zo’n antwoord te sturen open je gewoon de chat en typ je ‘/’. Je krijgt nu een lijst met al je ‘snelle antwoorden’ te zien, waaruit je dan een gepast bericht kunt kiezen. Zo kan je nóg sneller antwoorden én bespaar je tijd. Handig!

2.    Catalogus

Met WhatsApp Business kun je niet alleen communiceren met je klanten, maar kun je mensen ook snel doorverwijzen naar producten of diensten op je website. Via je catalogus kun je namelijk een overzicht opstellen van alles wat je aanbiedt, inclusief de prijs, extra uitleg en een link naar je website.

Je klanten kunnen je catalogus makkelijk zelf raadplegen door te tikken op de 3 bolletjes rechts bovenaan in het chatvenster, en vervolgens op ‘Profiel bekijken’. Op je profiel kunnen ze dan doorklikken naar je catalogus. Bovendien heeft WhatsApp Business ook een winkelmandje! Klanten kunnen helaas geen producten of services aankopen in de app, maar wel de gewenste aantallen doorgeven of vragen stellen. Daarna is het voor jou een koud kunstje om een offerte op te stellen of een bestelbon op te maken.

Wil je zélf je catalogus delen? Ga dan naar ‘catalogusbeheer’ en tik op het ‘schakel’-symbooltje rechts bovenaan. Daar kun je kiezen om de link naar je WhatsApp Business catalogus te kopiëren, of hem rechtstreeks naar klanten te versturen. Heel handig als klanten vragen hebben over je producten!

Opgelet: Je mag niet zomaar alle producten toevoegen. Zo is alcohol bijvoorbeeld verboden. Lees dus het beleid van WhatsApp zorgvuldig na.

3.    Extra functies

Alsof dat nog niet genoeg is, biedt WhatsApp Business nog een heleboel andere handige functies.

Ben je bijvoorbeeld bang om het overzicht te verliezen van al je chats? Dan kun je elke chat handmatig een eigen label toekennen, zoals ‘Nieuwe klant’ of ‘Bestelling afgerond’. Zo kan je in 1 oogopslag zien welke chats je dringend moet opnemen en welke je al afgehandeld hebt. Je kan het label van een chat ook snel veranderen als je bijvoorbeeld bepaalde taken hebt afgerond of als een klant nieuwe vragen heeft. Zo ben je zeker dat je niemand uit het oog verliest.

Verder kun je ook al je contactinformatie overzichtelijk opnemen. Van je openingstijden tot een link naar jouw locatie op Google Maps: je kunt het allemaal instellen. Klanten kunnen die informatie makkelijk terugvinden op je profiel, net zoals je catalogus. Dat maakt van WhatsApp Business de ideale tool om je klanten informatie te geven zonder dat ze ook nog naar je site hoeven te surfen.

Welke nadelen heeft WhatsApp Business?

Helaas heeft WhatsApp Business ook een belangrijk nadeel: je kunt de app maar op 1 smartphone en 1 computer tegelijkertijd gebruiken. Daar hangt trouwens nog een extra nadeel aan vast: via WhatsApp Business Web kun je geen oproepen aanvaarden. Als een klant je belt, moet je dus sowieso opnemen met je gsm. Voor een kleine KMO is dat meestal geen (groot) probleem, maar voor een groot bedrijf met verschillende communicatiemedewerkers is dat behoorlijk lastig.

Wil je toch meerdere medewerkers met WhatsApp Business laten werken? Dan heb je momenteel toch een paar opties. WhatsApp Business API, een oplossing voor grotere bedrijven, zit namelijk in een openbare testfase en wordt aangeboden door 46 providers die samenwerken met WhatsApp. Hier vind je meer informatie.

Hoe installeer je WhatsApp Business?

WhatsApp Business installeren is heel eenvoudig. Ga naar de Google Play Store (Android) of de App Store (Apple), download de app en volg de instructies op je scherm. Wil je toch wat extra hulp? Bekijk dan de foto’s hieronder.